Arbeitsabläufe effzienter gestalten!

Die optimierung des Workflows oder zu deutsch der Arbeitsabläufe in einem Unternehmen ist ein wichtiges Instrument zur Geldeinsparung im Unternehmen. In der Verwaltung von Handwerksbetrieben erreicht man dies am einfachsten, günstigsten und schnellsten durch eine Brachensoftware - in diesem Fall also eine Handwerkersoftware (auch Handwerkerprogramm) genannt.

Ich möchte das an einem einfachen Ablauf, wie er täglich bei hunderten Handwerkern (hier Maurer) in Deutschland vorkommt, darstellen.
Das Telefon klingelt, ein potentieller Neukunde meldet sich. Er benötigt mehr Platz in seinem Büro und möchte dafür eine Wand umsetzen lassen. Ohne spezielle Verwaltungssoftware nutzen Sie vermutliche Programmen wie Word oder Excel. In diesem Fall wird der Kunde in die entsprechende Tabelle eintragen. Dann wird das Angebot im Schreibprogramm erstellt, alle Artikel müssen händisch eingetragen werden, die Adresse aus der Kundentabelle kopiert werden usw. Nimmt der Kunde das AG an muss das Prozedere erneut durchlaufen werden.

Mit einer – auf das Handwerk spezialisierten - Verwaltungssoftware geht das alles mit wenigen Klicks und Minuten. Der Kunde wird im Kundenstamm einmalig eingetragen. Danach wird das AG erstellt, die Kundeninformationen werden automatisch ergänzt und die Artikel einfach aus dem Artikelstamm hinzugefügt. Entscheidet sich der Kunde für das Angebot, wird in eine Rechnung umgewandelt. So wird die Büroarbeit zum Kinderspiel.

Freie Fahrt auf der "Datenautobahn" mit Schnittstellen

Schnittstellen stellen einen wichtigen Part in einer Handwerkersoftware da. Sie ermöglichen den EDV-basierten Austausch von Daten zwischen unterschiedlichen Programmsystemen und/oder Firmen. Oft erfolgt dieser Austausch über das Internet.

Bekannte Schnittstellen sind GAEB, Datanorm, DATEV, IDS, ZVEH, Elmer, Eldanorm, UGL. Beim Kauf einer neuen Verwaltungssoftware sollte darauf geachtet werden, dass die Software alle nötigen Schnittstellen verfügbar sind. Manche Hersteller wollten mit diesen Modulen extra Geld verdienen und verlangen einen Aufschlag - dieser sollte bei der Kalkulation daher unbedingt mit eingerechnet werden.

GAEB bspw. erleichtert die Bewerbung für Ausschreibungen. Meistens stellt die ausschreibende Stelle GAEB-Dateien zum Download bereit (z. B. in Portalen von öffentlichen Stellen). Diese können in ein Angebot eingespielt und weiter bearbeitet werden. Dadruch müssen nur noch die per GEAB-Schnittstelle importierten Artikel- und Leistungspositionen kalkuliert werden. Das veringert den Arbeitsaufwand sehr erheblich.
 
IDS-Connect, um eine weitere Schnittstelle genauer zu beleuchten, wurde für speziell für das Baugewerbe erstellt. Durch IDS-Connect wird die Vernetzung der Auftragsverwaltung und dem Shop-System des Lieferanten ermöglicht. Somit bietet sich die Möglichkeit Bestellaufträge online zwischen Ihnen und dem Lieferanten zu übertragen.

Handwerkerprogramme und Datenbanken

Die Grundlage eines Handwerkerprogramms bildet eine Datenbank. Diese Datenbank sollte offen sein, so dass sie unabhängig von der genutzten Anwenung lesbar ist (z. B. eine SQL-basierte Datenbank). Dies ist wichtig, da für den Fall der Fälle, dass der Anbieter Ihrer Verwaltungssoftware nicht mehr verfügbar ist, Ihre Daten lesbar bleiben und Sie in Zukunft eine andere Datenbank nutzen können. Außerdem ist es wichtig, dass die Datenbank skalierbar ist, also mit dem Unternehmen mitwachsen kann.

Diese Datenbank bildet auch die Grundlage für nahezu alle Fuktionen einer Handwerkersoftware. Sie speichert alle anfallenden Daten geordnet ab. So müssen Kunden- und Artikeldaten nur einmal eingegeben und können dann von jeder Programmkomponente aufgerufen und genutzt werden.

Bei weiteren Fragen und für noch mehr Details empfehlen wir einen ausgewiesenen Fachhändler aufzusuchen.